Schimbarea codurilor CAEN 2026: Ghid juridic complet pentru actualizarea la CAEN Rev. 3 (termen 25 septembrie)

Ce înseamnă trecerea la CAEN Rev. 3

CAEN (Clasificarea Activităților din Economia Națională) este nomenclatorul oficial prin care statul codifică activitățile economice ale firmelor. Noua clasificare, CAEN Rev. 3, a fost aprobată prin Ordinul nr. 377/2024 din 17 aprilie 2024 și înlocuiește vechea clasificare reglementată prin HG 656/1997, respectiv CAEN Rev. 2. Schimbarea a fost impusă și de necesitatea alinierii la standardul european NACE Rev. 2.1.

Din 1 ianuarie 2025, toate firmele nou-înființate se înregistrează direct cu coduri din noua nomenclatură. Problema reală apare însă pentru firmele deja existente, care funcționează cu coduri CAEN Rev. 2 și care au obligația legală de a-și actualiza obiectul de activitate.

Termenul-limită: 25 septembrie 2026

Termenul de actualizare este stabilit prin HG 284/2025 și expiră pe 25 septembrie 2026. Până la această dată, autoritățile și instituțiile publice acceptă atât codurile din Rev. 2, cât și pe cele din Rev. 3.

După expirarea termenului, situația se schimbă radical: orice cerere depusă ulterior la Registrul Comerțului — fie că vizează schimbarea sediului, a administratorului, a capitalului social sau orice altă mențiune — va fi condiționată de actualizarea prealabilă a codurilor CAEN la Rev. 3. Practic, o firmă neactualizată riscă să fie blocată în a mai opera orice modificare la ONRC.

Cine este obligat să facă actualizarea

Obligația vizează toți contribuabilii înregistrați la ONRC — SRL, PFA, întreprindere individuală, întreprindere familială — care au obiect de activitate declarat pe coduri CAEN. Nu toate firmele sunt însă afectate în aceeași măsură: unele coduri CAEN rămân identice și în Rev. 3, în timp ce altele au fost modificate, divizate sau comasate, ceea ce înseamnă că firma poate primi un cod diferit față de cel deținut în prezent.

Ce se întâmplă dacă nu te conformezi la timp

Legea nu prevede o amendă directă pentru depășirea termenului, dar consecințele administrative sunt semnificative. După 25 septembrie 2026, firmele neactualizate vor întâmpina dificultăți la depunerea de acte la Registrul Comerțului, la eliberarea certificatului constatator, la accesarea fondurilor europene și, în general, în relația cu instituțiile statului.

Un risc suplimentar, de natură fiscală: potrivit art. 92 alin. (1) lit. d) din Codul de procedură fiscală, o societate poate fi declarată inactivă fiscal, cu consecințe precum anularea înregistrării în scopuri de TVA. De asemenea, începând cu 1 ianuarie 2026, ONRC și ANAF pot dizolva din oficiu firmele inactive, ceea ce face ca verificarea situației juridice a societății să fie cu atât mai importantă în această perioadă.

Procedura de actualizare la ONRC

Pașii diferă puțin în funcție de situație:

Dacă doar actualizezi nomenclatorul, fără să schimbi efectiv obiectul de activitate:
Se completează cererea de înregistrare mențiuni bifând „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev. 3″, fără alte documente suplimentare, cu excepția împuternicirii, dacă cererea este depusă de altcineva decât administratorul. Pentru SRL-uri se completează secțiunea V, punctul 8 din formularul „Cerere de înregistrare în registrul comerțului” (Anexa 2a), iar pentru PFA, întreprindere individuală și întreprindere familială se folosește Anexa 2b.

Dacă schimbi efectiv codul CAEN principal (obiectul de activitate):
Aici procedura este mai complexă și presupune, de regulă: hotărârea modificatoare a asociaților (decizie a asociatului unic sau hotărâre AGA), actul constitutiv actualizat cu noul cod principal, declarație pe propria răspundere și cererea de înregistrare mențiuni, plus taxa aferentă la ONRC. Atenție: pentru anumite activități pot fi necesare autorizări prealabile — sanitare, ITM sau alte autorizații specifice domeniului.

Depunerea se poate face fizic, la ghișeul ONRC, sau online prin portal — pentru depunerea online este necesar un certificat digital de semnătură electronică calificată. ONRC procesează, de regulă, cererea în câteva zile lucrătoare, iar rezultatul poate fi urmărit din secțiunea „Cererile mele” de pe portal.

Costuri

Pentru simpla conversie a nomenclatorului, fără schimbarea efectivă a obiectului de activitate, ONRC emite gratuit noul certificat de înregistrare, iar CUI-ul firmei rămâne neschimbat.

Recomandarea noastră

Deși unele coduri CAEN pot fi actualizate cu o simplă bifă administrativă, pentru firmele cu structuri mai complexe, cu obiect de activitate multiplu sau care necesită autorizații suplimentare, verificarea corespondenței corecte între Rev. 2 și Rev. 3 poate genera erori de încadrare cu consecințe juridice și fiscale ulterioare. O evaluare juridică prealabilă evită riscul unui dosar respins sau al unei încadrări greșite care să afecteze regimul fiscal al societății.

Echipa noastră vă poate verifica situația CAEN și depune actualizarea la ONRC. Contactați-ne pentru o consultație. 

Întrebări frecvente

Trebuie să actualizez și vectorul fiscal la ANAF?
Nu — actualizarea CAEN este o mențiune exclusiv la ONRC. Vectorul fiscal sau declarația de beneficiar real se modifică doar dacă apar schimbări efective, precum modificarea structurii acționariatului, înregistrarea în scopuri de TVA sau angajarea de personal.

Se schimbă CUI-ul firmei?
Nu, codul unic de identificare rămâne același.

Ce se întâmplă cu certificatele emise înainte de reformă?
Certificatele de înregistrare și certificatele constatatoare emise înainte de intrarea în vigoare a Ordinului nr. 377/2024 rămân valabile până la actualizarea efectivă a obiectului de activitate conform noii clasificări.

Acest articol are caracter informativ general și nu constituie consultanță juridică personalizată. Pentru evaluarea situației specifice a firmei dumneavoastră, vă recomandăm o consultație directă.

0723 067 503, sună sau scrie direct pe WhatsApp